Factors Related to Damage to Medical Record Files in Bandung Medan General Hospital / Faktor yang Berhubungan Dengan Kerusakan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Bandung

Background: Damage to medical record documents represents a serious challenge in hospital archive management, characterized by torn, faded, discolored, or illegible documents due to intrinsic (material quality) and extrinsic (environmental) factors. A preliminary survey at Bandung Medan General Hospital identified 47 damaged documents in September 2024, indicating the need for systematic intervention. Objective: To analyze the relationship between intrinsic and extrinsic factors and damage to medical record files at Bandung Medan General Hospital. Methods: This study employed a cross-sectional analytical design with a sample of 92 documents (purposive sampling). Data were analyzed using univariate and bivariate (Chi-Square test) methods. Results: The findings revealed that 51.1% of documents were damaged, with intrinsic factors (paper quality, ink, and adhesives) identified in 47 documents (51.1%) and extrinsic factors (physical, biological, and chemical environment) in 48 documents (52.2%). Statistical analysis demonstrated a highly significant association between intrinsic factors and document damage (p=0.000; OR=15.2), indicating documents with material quality issues had a 15 times higher risk of damage. Similarly, extrinsic factors showed a highly significant relationship (p=0.000; OR=12.8), with suboptimal storage conditions being the primary contributor. Environmental factors, particularly high humidity (78%) and dust accumulation (65%), were the most dominant causes of physical document damage. Conclusion: Medical record damage is influenced by both factors, with recommendations for storage system improvements, environmental control, and implementation of standard operating procedures (SOPs) for risk mitigation. The study findings should serve as valuable input for enhancing medical record document storage to ensure better safety and preservation.

Latar Belakang: Kerusakan dokumen rekam medis merupakan masalah serius dalam manajemen arsip rumah sakit, ditandai dengan kondisi dokumen yang robek, luntur, pudar, atau tidak terbaca akibat faktor intrinsik (kualitas bahan) dan ekstrinsik (lingkungan). Survei awal di Rumah Sakit Umum Bandung Medan menemukan 47 dokumen rusak pada September 2024, menunjukkan urgensi penanganan sistematis. Tujuan: Menganalisis hubungan faktor intrinsik dan ekstrinsik terhadap kerusakan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Bandung Medan. Metode: Penelitian ini menggunakan desain analitik cross-sectional dengan sampel sebanyak 92 dokumen rekam medis yang diambil secara purposive sampling berdasarkan kriteria kerusakan fisik (robek, luntur, pudar, atau tidak terbaca). Pemilihan sampel dilakukan dengan mempertimbangkan dokumen yang paling rentan mengalami kerusakan selama periode Januari–Agustus 2023. Data dianalisis secara univariat untuk distribusi frekuensi dan bivariat menggunakan uji Chi-Square untuk menguji hubungan antara faktor intrinsik-ekstrinsik dengan kerusakan dokumen. Hasil:  Hasil penelitian menunjukkan bahwa 51,1% dokumen mengalami kerusakan, dimana faktor intrinsik (kualitas kertas, tinta, dan perekat) ditemukan pada 47 dokumen (51,1%) dan faktor ekstrinsik (lingkungan fisik, biologis, dan kimia) pada 48 dokumen (52,2%). Analisis statistik mengungkap hubungan yang sangat signifikan antara faktor intrinsik dengan kerusakan dokumen (p=0,000; OR=15,2), menunjukkan bahwa dokumen dengan masalah kualitas bahan memiliki risiko 15 kali lebih tinggi untuk rusak. Demikian pula faktor ekstrinsik menunjukkan hubungan yang sangat signifikan (p=0,000; OR=12,8), dengan kondisi lingkungan penyimpanan yang tidak optimal sebagai kontributor utama. Faktor lingkungan khususnya kelembaban udara yang tinggi (78%) dan akumulasi debu (65%) menjadi penyebab paling dominan terhadap kerusakan fisik dokumen. Kesimpulan: Kerusakan rekam medis dipengaruhi oleh kedua faktor, dengan rekomendasi perbaikan sistem penyimpanan, pengendalian lingkungan, dan penerapan standar prosedur operasional (SPO) untuk mitigasi risiko. Disarankan agar hasil penelitian ini digunakan sebagai bahan masukan dalam memperbaiki penyimpanan dokumen rekam medis yang lebih baik dan aman.